Demi mendorong pencapaian tujuan-tujuan yang diharapkan, Bincang Edukasi dirancang dalam format umum sebagai berikut:

  • Acara Bincang Edukasi adalah acara meetup yang bersifat informal dan kasual agar tercipta suasana kedekatan antar seluruh pihak yang terlibat di dalamnya. Tidak ada pembedaan tempat duduk dan fasilitas antara presenter, moderator, panitia, dan audiens. Saat tidak melakukan tugas yang berbeda, semua orang adalah audiens.
  • Audiens Bincang Edukasi bukan (hanya) audiens yang datang pada acara tersebut. Setiap presentasi dan diskusi di dalam Bincang Edukasi akan didokumentasikan secara lengkap baik berupa foto, video, maupun artikel, yang kemudian akan diunggah ke laman Bincang Edukasi serta berbagai akun social media untuk memancing diskusi yang berkelanjutan.
  • Penggunaan media sosial akan dioptimalkan oleh Bincang Edukasi. Para administrator akun media sosial Bincang Edukasi bertugas membangun buzz dan awareness tentang isu-isu yang diangkat di Bincang Edukasi. Hal ini dapat dilakukan antara lain dengan melakukan interview dengan para narasumber Bincang Edukasi untuk disebarkan melalui media sosial baik sebelum, saat, maupun sesudah event.
  • Acara meetup Bincang Edukasi dibagi menjadi dua sesi besar, yaitu Sesi Presentasi dan Sesi Diskusi.

 

Selanjutnya, Sesi Presentasi memiliki format umum sebagai berikut:

  • Untuk setiap acara Bincang Edukasi, akan ada 4-6 presenter yang menyampaikan ide, konsep, dan gerakan yang telah mereka lakukan untuk berkontribusi bagi perbaikan kualitas pendidikan Indonesia.
  • Setiap presenter akan diberi waktu 17 menit, tanpa tanya jawab. Waktu presentasi itu dipandang sebagai waktu yang optimal agar presenter bisa terdorong menyampaikan hanya hal-hal yang benar-benar penting, serta mengakomodasi rentang perhatian audiens yang memang tidak terlalu lama.
  • Ketiadaan tanya jawab pada sesi presentasi dimaksudkan untuk mendorong peserta benar-benar berkonsentrasi menerima apa yang disampaikan oleh presenter tanpa terjebak menyiapkan pertanyaan atau kritisi selama sesi presentasi. Hal ini juga ditujukan untuk mendorong audiens yang memang ingin bertanya untuk melakukan dialog langsung dengan presenter di luar sesi presentasi.
  • Ketiadaan tanya jawab pada sesi presentasi tidak perlu dipandang sangat kaku dan bukan berarti presenter tidak boleh menciptakan interaktivitas dan memancing dialog singkat dan ringan dengan peserta pada saat sesi presentasi.
  • Setiap presentasi diharapkan berlangsung efektif dan memberi kesan bagi audiens. Oleh karenanya, Bincang Edukasi telah menciptakan panduan bagi para presenter dalam mendesain dan menyampaikan presentasinya. Panduan ini akan dibahas di bagian lain.

 

Sedangkan Sesi Diskusi, yang dilakukan setelah Sesi Presentasi, memiliki format umum sebagai berikut:

  • Sesi Diskusi menggunakan format World Cafe Conversation yang dilanjutkan dengan Multi Voting.
  • Pada format World Cafe Conversation audiens diberi 3-4 pertanyaan bertahap, di mana setiap pertanyaan dibangun dari diskusi dan pemahaman audiens yang didapat dari pertanyaan sebelumnya.
  • Untuk setiap pertanyaan, audiens dibagi menjadi kelompok berisi 5 orang dan diberi waktu 10 menit untuk mendiskusikan setiap pertanyaan. Audiens diberi kertas dan alat tulis untuk mencatat diskusi yang berlangsung.
  • Setelah satu pertanyaan selesai, kelompok akan dibongkar dan dibentuk ulang secara acak lalu audiens akan kembali mendiskusikan pertanyaan berikutnya dengan membawa hasil diskusi dan pemahaman yang ia dapat dari pertanyaan sebelumnya. Demikian terus berulang sampai pertanyaan terakhir.
  • Setelah sesi World Cafe Conversation selesai, moderator akan meminta kepada audiens untuk memunculkan satu ide aplikatif untuk perbaikan kualitas pendidikan Indonesia yang menurut mereka bisa langsung diinisiasi setelah acara selesai.
  • Ide-ide ini (satu ide per orang) ditulis pada kertas kecil lalu ditempelkan di dinding/papan. Setelah itu format berpindah ke Multi Voting.
  • Pada format Multi Voting, setiap peserta diberi tiga hak suara yang dapat diberikan kepada tiga ide yang menurut mereka adalah yang terbaik. Peserta bisa langsung menandai dukungannya pada kertas yang bertuliskan ide yang mereka pilih.
  • Moderator mengumpulkan 3-5 ide dengan dukungan suara terbanyak untuk dijadikan komitmen bersama. Ide-ide terpilih ini dibacakan di depan audiens.
  • Moderator kemudian menawarkan kepada audiens untuk menjadi “evangelist” bagi ide-ide terpilih. Evangelist bukan berarti eksekutor, walaupun ia dapat memilih menjadi eksekutor juga. Tugas evangelist adalah mendakwahkan ide yang ia pilih melalui channel apapun yang bisa ia gunakan, termasuk menulis blog post di situs Bincang Edukasi, mendakwahkan melalui social media, dll. Evangelist adalah penanggung jawab dan koordinator dakwah. Ia selayaknya dibantu secara aktif oleh seluruh audiens. Keberhasilan evangelist adalah saat ide yang ia pilih untuk disebarkan itu dieksekusi oleh siapa pun.